Dois clientes podem contratar exatamente o mesmo pacote e exigir esforços completamente diferentes da agência.
Um possui equipe interna, envia informações rapidamente e mantém o projeto andando. O outro depende do fundador para cada aprovação, demora a responder, concentra demandas e exige muito mais acompanhamento.
No novo episódio do Cubo Verde, conversamos com Vinicius Macedo Silva, da Octans, sobre gestão de escopo em agências, sazonalidade, refações, tamanho de equipe e a relação entre operação e rentabilidade.
O mesmo contrato pode gerar duas operações diferentes
A estrutura existente do lado do cliente muda bastante o trabalho da agência.
Vinicius explica que projetos com uma equipe interna de marketing tendem a fluir melhor. Existe alguém focado em fornecer informações, acompanhar o trabalho e cobrar resultado.
Quando essa estrutura não existe, conseguir uma informação pode depender diretamente do fundador ou de alguém da liderança que possui várias outras prioridades.
O contrato pode ser o mesmo, mas o esforço não.
Essa diferença pode inclusive influenciar a precificação e a decisão sobre aceitar ou não determinado cliente. cubo-verde-octans-take-02
Sazonalidade não significa acumular entregas indefinidamente
Outro desafio aparece quando a demanda varia muito de um mês para outro.
Um cliente pode ficar semanas sem aprovar nada e depois retornar esperando receber rapidamente tudo aquilo que ficou parado.
Para a Octans, existe espaço para flexibilidade, mas dentro de limites razoáveis.
Se um escopo previa vinte conteúdos distribuídos durante cinco meses, não significa que os vinte possam ser concentrados em um único mês porque o cliente demorou para participar do processo.
Além do impacto operacional, essa mudança também pode prejudicar o resultado da estratégia.
Por isso, conversar sobre ritmo, aprovações e responsabilidades desde o início protege os dois lados.
Refação precisa ter limite
Revisar faz parte do processo criativo. Refazer continuamente um trabalho porque o direcionamento mudou é outra situação.
Vinicius conta que a experiência levou a Octans a estabelecer um número de revisões previstas no contrato.
Quando existe uma mudança completa depois desse limite, a nova execução passa a consumir parte adicional do escopo.
O objetivo não é transformar o contrato em uma ameaça ao cliente.
É impedir que a equipe passe mais tempo refazendo trabalhos antigos do que produzindo novas entregas.
Crescer não significa necessariamente aumentar a equipe
A Octans também tomou uma decisão interessante ao longo de sua trajetória: manter uma estrutura enxuta.
Hoje, a operação principal é conduzida pelos três sócios, com apoio externo quando necessário.
Vinicius relata que equipes maiores já geraram ruídos de fluxo e situações em que o conhecimento sobre um projeto ficou excessivamente concentrado em uma pessoa.
A partir dessas experiências, a empresa passou a buscar crescimento através de entregas de maior valor e preços maiores, em vez de simplesmente aumentar a quantidade de clientes e pessoas.
Isso não significa que equipe pequena seja sempre melhor.
A discussão é outra: aumentar faturamento não exige automaticamente aumentar a estrutura na mesma proporção.
Operação e financeiro precisam conversar
Com o amadurecimento da agência, outra pergunta começa a ganhar importância: quais clientes realmente deixam margem?
Vinicius explica que a Octans utiliza ferramentas para organizar projetos e entregas, mas reconhece que ainda existe espaço para evoluir no acompanhamento de tempo e resultado financeiro.
Um cliente pode pagar mais e, ainda assim, consumir tanto esforço que acaba deixando menos lucro.
Esse é o ponto em que o gerenciamento operacional precisa se conectar aos números.
Quantidade de tarefas, refações, demandas extras e tempo investido deixam de ser apenas acontecimentos do cotidiano e passam a ajudar a entender a saúde de cada contrato.
O que esse episódio ensina sobre gestão de escopo em agências
Escopo não é apenas uma lista do que será entregue.
Ele também precisa definir ritmo, aprovações, revisões, responsabilidades e limites.
Quando esses elementos não estão claros, dois contratos iguais no papel podem ter custos completamente diferentes na operação.
E quanto mais cedo a agência consegue enxergar essa diferença, maior a capacidade de proteger equipe, cliente e margem.
Ouça o episódio completo
Ouça o novo episódio do Cubo Verde: Gestão de escopo em agências: como controlar demandas e refações com Vinicius Macedo Silva.
